Nega aynan birinchi hafta muhim
Buxgalter ketganda firma odatda ikki narsani yo'qotadi: kirish huquqlarini va kontekstni. Parollar bitta odamda edi, qaysi hujjat qayerda turishini ham faqat u bilardi. Vaqt o'tgani sayin bu ma'lumotni tiklash qiyinlashadi: elektron tizimlarga kirish tiklanmaydi, kontragentlar javob bermaydi, hisobot muddati esa yaqinlashaveradi.
Shuning uchun birinchi hafta rejasi oddiy bo'lishi kerak: avval kirishni qaytarib olish, keyin holatni yozib chiqish, undan keyingina kimga topshirishni hal qilish.
1–2-kun: kirish huquqlarini qaytarib olish
- Elektron hisobot va soliq kabinetiga kirish ma'lumotlari — kimda ekanini aniqlang.
- Bank-mijoz tizimi: imzo kaliti kimda, muddati qachon tugaydi.
- Elektron hujjat aylanmasi tizimi (EDI) — kirish va yuborilmagan hujjatlar.
- 1C yoki boshqa buxgalteriya dasturi bazasi: qayerda saqlanadi, zaxira nusxasi bormi.
- Firma pochtasi va hujjat saqlanadigan bulut papkalari.
Bu ro'yxatni bitta faylga yozib chiqing va har biriga «bor / yo'q / tiklash kerak» degan belgi qo'ying. Shu bitta jadval keyingi barcha ishni yengillashtiradi.
2–3-kun: yaqin muddatlarni aniqlash
Keyingi savol — qaysi hisobot qachon topshirilishi kerak. Ko'pincha firma buni bilmaydi, chunki muddatlar buxgalterning kalendarida edi. Soliq kabinetidagi topshirilgan hisobotlar tarixini ochib, oxirgi topshirilgan davrni aniqlang: shundan keyin nima topshirilishi kerakligi ko'rinadi.
Agar hisobot muddati 10 kundan kam qolgan bo'lsa, boshqa hamma ishni to'xtatib, avval shu hisobotni yoping. Kechikish uchun jarima — eng arzon oldini olinadigan xarajat.
3–5-kun: hujjatlarni jamlash
Hujjatlar odatda uch joyda bo'ladi: bazada, qog'oz papkada va elektron pochtada. Ularni bir joyga yig'ish kerak. Eng keng tarqalgan bo'shliqlar:
- imzolanmagan yoki skanlanmagan dalolatnomalar;
- bankdan olinmagan oylik ko'chirmalar;
- kassa hujjatlari — ayniqsa naqd bilan ishlaydigan firmalarda;
- kadrlar hujjatlari: buyruqlar, tabel, ta'til hujjatlari;
- kontragentlar bilan solishtirma dalolatnomalar.
Bu bosqichda hamma narsani tuzatishga urinmang — faqat nima yo'qligini aniqlang. Ro'yxat tayyor bo'lsa, tiklash ishi aniq va o'lchanadigan bo'ladi.
5–7-kun: qarorni qabul qilish
Endi sizda ikki hujjat bor: kirish huquqlari jadvali va yetishmayotgan hujjatlar ro'yxati. Shu ikkisi asosida qaror qabul qilinadi:
- Yangi buxgalterni shtatga olish — vaqt ketadi, sinov davri kerak, bilim yana bitta odamda to'planadi.
- Autsorsingga topshirish — jamoa ishlaydi, o'tish jarayonini ular boshqaradi, javobgarlik shartnomada yoziladi.
- Aralash variant — joriy hisobni o'zingizda qoldirib, hisobot va tiklashni tashqi jamoaga berish.
Qaysi variantni tanlasangiz ham, o'sha ikkita hujjatni yangi mas'ulga topshiring. Bu uning birinchi hafta ishini bir necha barobar tezlashtiradi.
Tez-tez uchraydigan uchta xato
- Kutish. «Keyingi oy hal qilamiz» degan qaror har bir yopilmagan davrni qimmatlashtiradi.
- Parolni o'zgartirishni unutish. Ketgan xodimda bank va soliq kabinetiga kirish qolishi — real xavf.
- Faqat joriy oyga qarash. Ko'pincha muammo o'tgan choraklarda bo'ladi va u keyingi hisobotni ham buzadi.
Xulosa
Buxgalterning ketishi — inqiroz emas, boshqariladigan jarayon. Birinchi haftada kirish huquqlarini tiklab, muddatlarni aniqlab va yetishmayotgan hujjatlarni ro'yxat qilib chiqsangiz, qolgan ish texnik masalaga aylanadi. Agar bu ro'yxatni o'zingiz tuzishga vaqt bo'lmasa — biz buni bepul audit doirasida qilib beramiz va natijani yozma ko'rinishda beramiz.