Главный принцип подготовки
На проверке основной вопрос один: подтверждена ли показанная цифра документом. Поэтому и подготовка строится по той же логике — за каждой значимой цифрой в отчётности должен стоять документ. Если документ есть, но оформлен неправильно, результат может быть таким же, как если бы его не было вовсе.
Перечень документов
- сданные отчёты и подтверждения их сдачи;
- договоры с контрагентами и дополнительные соглашения к ним;
- счета-фактуры, акты, накладные — подписанные и внесённые в систему;
- банковские выписки и платёжные документы;
- кассовые документы, если работа ведётся с наличными;
- документы по основным средствам: поступление, амортизация, выбытие;
- кадровые документы: договор, приказ, табель, расчётная ведомость;
- акты сверки с контрагентами;
- учётная политика и приказ о её утверждении.
Пять самых частых недочётов
- Документ есть, подписи нет. Отсканированный, но неподписанный акт — самая частая ситуация.
- Цифра в базе не совпадает с документом. Чаще всего исправление внесли, а первичный документ не обновили.
- Расхождение сальдо с контрагентом. Если сверки не делались годами, разница накапливается.
- Пробелы в кадровых документах. Зарплата выплачена, а приказа или табеля нет.
- Учётная политика не оформлена. На практике применяется один метод, а в документе записан другой или не записан вовсе.
Как провести внутреннюю проверку
- Возьмите отчётность за последние два года и сверьте её с цифрами в базе.
- Выберите 10 крупнейших контрагентов и проверьте полноту документов по ним.
- Проверьте банковские выписки помесячно: каждое поступление и списание отражено в учёте.
- По кадрам заведите папку на каждого сотрудника: договор, приказы, табель.
- Составьте список найденных недочётов и разделите его на «можно исправить / исправить нельзя».
Неисправимый недочёт — тоже полезная информация: к нему можно подготовиться и заранее составить текст пояснения.
Когда проверка началась
- Передавайте запрошенные документы по описи, с фиксацией факта приёма.
- Не давайте устных пояснений — на письменный запрос готовьте письменный ответ.
- Следите за сроками ответа; если срок не успеваете, вовремя направьте запрос о продлении.
- Сохраняйте копии всей переписки.
Вывод
Подготовка к проверке — это не работа на один день, а привычка держать учёт в порядке постоянно. По чек-листу выше можно проверить себя самостоятельно; если по итогам появятся вопросы, разберём ситуацию вместе в рамках бесплатного аудита и письменно укажем слабые места.
В статье описана общая практика. Прежде чем принимать решение по вашей конкретной ситуации, проконсультируйтесь со специалистом — законодательство и требования меняются.