В чём проблема
Бухгалтерия обычно говорит о прошлом: что было, сколько уплачено, какой отчёт сдан. Руководителю же нужно решение на будущее: куда можно тратить, какое направление приносит прибыль, какой долг превращается в проблему. Между этими двумя языками есть разрыв — его закрывает простой отчёт, повторяющийся каждый месяц.
Пять цифр, которые стоит запрашивать ежемесячно
- Поступления и расходы. Сколько пришло, сколько ушло за месяц и какова разница. Желательно, чтобы это сходилось с движением по банку.
- Дебиторская задолженность. Кто и сколько вам должен и как давно. Главное — просроченная часть должна быть показана отдельно.
- Кредиторская задолженность. Кому должны вы и когда сроки оплаты. Неожиданные платежи видны в этой таблице заранее.
- Налоги и обязательные платежи. Что нужно уплатить в текущем месяце и что ожидается в следующем.
- Остатки на складе или в незавершённом производстве. В торговле и производстве именно здесь лежит значительная часть денег.
Как читать эти цифры
Отдельно взятая цифра говорит мало — важна динамика. Поэтому отчёт должен быть в две колонки: текущий месяц и предыдущий. Если дебиторка растёт три месяца подряд, это не рост продаж, а то, что деньги не собираются.
Хороший месячный отчёт помещается на одну страницу, и его понимает человек без бухгалтерского образования. Если он занимает больше двух страниц — им не будут пользоваться.
Три вопроса бухгалтеру
- «Было ли в этом месяце что-то необычное?» — аномалии первым видит именно бухгалтер.
- «Какие крупные платежи ожидаются в следующем месяце?» — чтобы планировать денежный поток заранее.
- «На что сейчас стоит обратить внимание?» — открытый вопрос, из которого чаще всего и выходит самый ценный ответ.
Когда отчёта недостаточно
Если цифры в отчёте не сходятся с остатком по банку, в списке дебиторов стоят уже расплатившиеся клиенты или каждый месяц звучит «уточним позже» — это признак того, что учёт фактически не ведётся. В такой ситуации первый шаг — независимый аудит.
Вывод
Руководителю не нужно изучать бухгалтерию. Ему достаточно понятного резюме на одну страницу каждый месяц: что произошло, что ожидается, на что обратить внимание. Мы даём такое резюме каждому клиенту на постоянном ведении — отчёт пишется на языке руководителя, а не бухгалтерии.