Почему именно письменный ответ
Между устным обещанием и пунктом договора — большая разница. Во время разговора всё звучит легко; когда возникает проблема, работает только то, что зафиксировано в документе. Поэтому просите ответы письменно — в виде предложения или проекта договора.
1. Кто конкретно будет вести мой учёт?
Есть ли ответственный с именем и фамилией или каждый раз отвечает другой человек? В хорошем ответе чётко указаны ответственный бухгалтер и менеджер для связи.
2. Что будет, если ответственный уйдёт в отпуск или уволится?
Этот вопрос вскрывает зависимость от одного человека. В компании, работающей по командной модели, заранее определены замена и порядок передачи дел.
3. Кто платит штраф, возникший по вашей вине?
Если ответ «такого не бывает» — это не ответ. Прочитайте, как в договоре прописана ответственность и какие случаи остаются на стороне клиента.
4. Что входит в цену, а что нет?
- входят ли кадры и зарплата или это отдельно;
- как меняется цена при росте объёма документов;
- оплачивается ли отдельно восстановление прошлых периодов;
- входит ли подготовка к проверке и ответы на запросы.
5. Как я буду передавать документы?
Чем проще процесс, тем меньше ошибок. Заранее выясните, что будет использоваться: Telegram, общая папка или система электронного документооборота.
6. Какую отчётность я получу и на каком языке?
Будет ли ежемесячное резюме для руководителя? Написано оно бухгалтерскими терминами или понятным языком? Этот пункт часто упускают, а потом каждый месяц заново возникает вопрос «что происходит?».
7. Чьи база и документы?
Правильный ответ один: ваши. В договоре должно быть написано, что при его завершении база и все документы передаются в полном объёме.
8. За какое время вы отвечаете на вопрос?
Важен конкретный срок — например, два часа в рабочее время. Если срок не зафиксирован, его фактически нет.
9. Как проходит приём дел?
Кто ведёт коммуникацию с прежним бухгалтером, как принимаются доступы, что будет, если в переходный период наступит срок сдачи отчёта — спросите заранее.
10. Как обеспечивается конфиденциальность?
Есть ли отдельный пункт в договоре, у кого есть доступ к данным, как закрываются доступы при увольнении сотрудника.
Если из десяти вопросов вы получили конкретные письменные ответы хотя бы на семь — это хороший знак. Если ответы состоят из общих фраз, то какой бы низкой ни была цена, риск высок.
Вывод
Аутсорсинг — это не способ сэкономить, а способ перевести ответственность в систему. Поэтому главный критерий выбора не цена, а готовность компании чётко зафиксировать свои обязательства. Если хотите увидеть наши ответы — на бесплатном аудите дадим их в письменном виде.